Un rendez-vous non honoré coûte une place
Le créneau perdu ne se rattrape pas. Il ne se voit même pas : il n’apparaît nulle part.
Intelligence artificielle · Santé
La même question, toute la journée, sur la seule ligne du cabinet.
Horaires, accès, documents à apporter, report d’un rendez-vous : l’agent absorbe ce qui se répète et laisse à votre équipe les appels qui demandent vraiment un humain.
Mise en place dès 1 290 €, puis dès 149 €/mois. Prix nets, TVA non applicable.
Ce qui part en fumée aujourd’hui.
Les mêmes questions reviennent toute la journée
Horaires, accès, stationnement, documents, conventionnement : rien de tout cela ne demande un humain.
La ligne reste seule pendant la consultation
Une heure de consultation, une heure sans réponse. Après 19 h, la ligne n’existe plus du tout.
Ce que l’agent répond, mot pour mot.
Appel · mardi 8 h 34 · report de rendez-vous
Le client : J’ai rendez-vous jeudi à 14 h mais je ne peux plus. Et j’ai une douleur qui revient depuis deux jours, c’est grave ?
L’agent : Je déplace votre rendez-vous de jeudi : j’ai un créneau lundi à 9 h 30 ou mercredi à 16 h. Pour la douleur, je ne peux rien vous en dire, ce n’est pas à moi de le faire. Je note votre appel et le cabinet vous rappelle. Si cela s’aggrave, appelez le 15.
La ligne d’arrêt Je ne réponds à aucune question de santé, même simple. Le cabinet vous rappelle.
Lire la transcription
À l’écran : L’appel au cabinet du docteur Lefèvre, la conversation en texte, puis l’agenda du cabinet : motif, créneaux proposés, jeudi à 10 h 30 retenu au nom de Claire Dubois. Un SMS de rappel arrive ensuite.
Agent Cabinet du docteur Lefèvre, bonjour. Je suis l’assistant du cabinet.
Patiente Bonjour, je voudrais un rendez-vous. J’ai mal à la gorge depuis trois jours.
Agent Je ne peux pas donner d’avis médical, mais je peux vous trouver un créneau. Jeudi à 10 h 30, ou vendredi à 17 h ?
Patiente Jeudi, c’est parfait.
Agent C’est à quel nom ?
Patiente Claire Dubois.
Agent C’est réservé, madame Dubois : jeudi à 10 h 30. Si vous avez du mal à respirer, appelez le 15. Vous recevrez un rappel la veille.
Les modules, dans l’ordre où ils se posent.
On n’en installe pas sept. Un module part en service, deux au maximum, et le suivant n’est ajouté que si le premier a tenu.
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00
Le journal du cabinet
Socle AutomatiqueSans lui, le téléphone, les rappels et la liste d’attente s’ignorent.
- Appels, messages et rendez-vous dans un seul journal
- Se branche sur votre agenda existant, il ne le remplace pas
- Aucun contenu médical n’y entre, jamais
- Relevé hebdomadaire des motifs de contact
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01
Agent téléphonique
AutomatiqueLa ligne répond dès la première sonnerie, même à 8 h.
- Horaires, adresse, accès, stationnement, documents à apporter
- Prend, déplace et annule un rendez-vous
- Transfère au secrétariat avec le motif déjà noté
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02
Rappel des rendez-vous
AutomatiqueLe créneau perdu se voit la veille, pas le jour même.
- SMS la veille, avec la consigne de préparation
- Le patient confirme, déplace ou annule en répondant
- Le créneau libéré repart vers la liste d’attente
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03
Messages et courriels
AssistéVotre équipe ne rédige plus les réponses administratives.
- Demandes d’attestation, de facture, d’horaires
- Brouillon préparé dans le ton du cabinet
- Validation humaine avant tout envoi
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04
Liste d’attente
AutomatiqueUne annulation ne laisse plus un trou.
- Le créneau libéré est proposé dans l’ordre de la liste
- Premier qui confirme, créneau attribué
- Le secrétariat voit tout, en direct
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Accueil des nouveaux patients
AssistéLe dossier administratif arrive rempli, pas à remplir.
- Recueille les informations administratives avant la venue
- Rappelle les pièces à apporter
- Aucun antécédent, aucun symptôme : jamais de donnée de santé
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Transfert au secrétariat
HumainTout ce qui touche au soin repart vers un humain, sans exception.
- Toute question de santé est transférée, même bénigne en apparence
- Le motif est déjà noté quand le secrétariat prend la ligne
- Le patient peut demander un humain à tout moment
Les limites, écrites avant la signature.
Un agent qui prétend tout faire finit par promettre ce que vous ne pouvez pas tenir.
Il ne le fait pas
- Aucun conseil médical, aucune orientation clinique, aucune interprétation de symptôme.
- Aucun résultat d’examen, aucune ordonnance, aucune donnée de santé lue ni collectée.
- Aucune urgence prise en charge : elle repart vers le 15 et vers vous, immédiatement.
Il passe la main
- Toute question de santé, même bénigne en apparence : secrétariat ou praticien, sans exception.
- Douleur décrite comme forte, soudaine ou thoracique : consigne d’appeler le 15, puis alerte immédiate.
- Patient en détresse ou en pleurs : transfert humain sans attendre.
- Demande d’un tiers sur le dossier d’un patient : refus, puis transfert.
- Contestation d’honoraires ou réclamation : toujours humain.
Ce à quoi l’agent se branche.
L’accès est en lecture partout où c’est possible. Toute action qui écrit dans vos outils passe par une règle que vous avez validée.
- Doctolib
- Maiia
- Keldoc
- Clicrdv
- Téléphonie
- SMS
- Google Agenda
- Outlook
- Gmail
Aucun contenu médical n’entre dans l’agent. Les données de rendez-vous passent par des prestataires hébergés en Europe, listés dans le cahier des charges.
Quinze minutes suffisent pour savoir si c’est pour vous.
Décrivez votre situation en quelques lignes. On vous dit franchement si un agent a du sens chez vous, et ce qu’il faudrait pour le mettre en place.