La relance des pièces occupe la saison
Chaque dossier demande trois, cinq, dix rappels. Ce travail ne se facture pas et ne finit jamais.
Intelligence artificielle · Cabinets comptables
Vos collaborateurs passent janvier à réclamer des factures.
Relancer un client pour une pièce manquante n’est pas un travail de comptable. L’agent relance, range ce qui arrive et rend le dossier prêt à réviser.
Ce qui part en fumée aujourd’hui.
Les mêmes questions clients reviennent sans cesse
Où déposer, quelle échéance, quel document : le collaborateur répond encore, pendant que le dossier attend.
Les pièces arrivent par tous les canaux
Un mail, une photo par message, une enveloppe. Le classement se refait à la main, à chaque fois.
Le client appelle le collaborateur, jamais le standard
La ligne directe sonne pendant la révision d’un bilan, et la concentration ne revient pas.
Ce que l’agent répond, mot pour mot.
Message client · jeudi 17 h 08 · pièce manquante
Vous me réclamez encore la facture de mars, je vous l’ai déjà envoyée. Et sinon, je peux passer ma voiture en frais ?
J’ai vérifié le dossier : la facture de mars n’y est pas, celle de février y est bien. Vous pouvez la déposer ici, elle sera rattachée au bon exercice. Pour la voiture, je ne me prononce pas : c’est une question de traitement, votre comptable vous répond demain.
La ligne d’arrêt Je ne réponds à aucune question fiscale ni comptable. Votre interlocuteur vous rappelle.
Les modules, une ligne chacun.
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L’état des dossiers
Socle AutomatiqueSans lui, la relance ne sait pas ce qui manque.
- Ce qui est attendu, ce qui est arrivé, ce qui manque : dossier par dossier
- Se branche sur votre outil de production, il ne le remplace pas
- Mis à jour à chaque pièce reçue
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Relance des pièces
AutomatiqueLa relance part sans que personne n’y pense.
- Repère ce qui manque dans le dossier
- Relance au rythme que vous fixez, par mail ou par SMS
- S’arrête dès que la pièce arrive
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Réception et classement
AutomatiqueCe qui arrive est rangé avant d’être lu.
- Mail, photo, dépôt sur le portail : une seule entrée
- Lecture du fournisseur, de la date et du montant
- Rattachement au bon dossier et au bon exercice
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Questions clients
AutomatiqueLe collaborateur cesse d’être le standard.
- Échéances, dépôt, documents attendus, accès au portail
- Répond avec les informations réelles du dossier
- Passe la main sur toute question de traitement
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Préparation du dossier
AssistéLe dossier arrive prêt à réviser.
- Liste ce qui manque, dossier par dossier
- Signale les doublons et les pièces illisibles
- Prépare la note de synthèse au collaborateur
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Rappels d’échéance
AutomatiqueLes dates ne se rattrapent pas.
- TVA, acomptes, liasse : rappel calé sur votre calendrier
- Message différent selon le régime du client
- Le cabinet voit qui a répondu et qui non
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Transfert au collaborateur
HumainTout ce qui relève du traitement revient au cabinet.
- Question fiscale, sociale ou juridique : transfert immédiat
- Courrier de l’administration : l’associé est prévenu
- Le client peut demander un humain à tout moment
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Agent complet
AutomatiqueLa collecte tourne seule, la révision reste humaine.
- Tous les modules réunis
- Tableau des dossiers en attente de pièces
- Journal des échanges, client par client
Les limites, écrites avant la signature.
Un agent qui prétend tout faire finit par promettre ce que vous ne pouvez pas tenir. Voici ce qu’il refuse, et ce qu’il transmet.
Il ne le fait pas
- Aucune écriture comptable, aucun compte affecté, aucun montant calculé.
- Aucun conseil fiscal, social ou juridique, même sur une question qui paraît simple.
- Aucun jugement de déductibilité : il collecte et il range, il ne tranche pas.
Il passe la main
- Toute question fiscale, sociale ou juridique : collaborateur, sans exception.
- Contrôle fiscal ou courrier de l’administration : humain immédiat.
- Pièce qui sort du cadre habituel du dossier : signalée, jamais rattachée d’office.
- Client mécontent du délai ou des honoraires : transfert direct à l’associé.
- Écart entre une pièce et une déclaration déjà déposée : le dossier remonte.
Ce à quoi l’agent se branche.
L’accès est en lecture partout où c’est possible. Toute action qui écrit dans vos outils passe par une règle que vous avez validée.
- Pennylane
- Sage
- Cegid
- ACD
- MyUnisoft
- Dext
- Gmail
- Outlook
- SharePoint
- SMS
Quinze minutes suffisent pour savoir si c’est pour vous.
Décrivez votre situation en quelques lignes. On vous dit franchement si un agent a du sens chez vous, et ce qu’il faudrait pour le mettre en place.